Как составить график работы. Составление графика отпусков: требования и рекомендации Как составляется график работы

Одно из обязательных дел, которое нужно успеть завершить до Нового года, – это утвердить график отпусков. Норма законодательства, регламентирующая данную процедуру, весьма лаконична. В жизни же возникает немало вопросов. Ситуации из арбитражной практики, рассмотренные в статье, помогут на них ответить.

Обязанность работодателя

Ежегодно не позднее чем за две недели до наступления календарного года работодатель должен определиться с очередностью предоставления работникам оплачиваемых отпусков, составив и утвердив график отпусков. Такое требование установлено в статье 123 Трудового кодекса РФ.

Лучше подстраховаться

Прежде чем приступить к составлению графика, следует учесть мнение Президиума ВС РФ (изложено в п. 5 раздела II Судебной практики по гражданским делам Обзора судебной практики Верховного суда Российской Федерации за III квартал 2013, утвержденного Президиумом ВС РФ 5 февраля 2014 г.).

Суд считает, что в случае увольнения работника до окончания рабочего года, в счет которого он получил оплачиваемый отпуск, задолженность за неотработанные дни отпуска взысканию в судебном порядке не подлежит. В том числе если работодатель не смог произвести удержание из причитающейся к выплате заработной платы вследствие ее недостаточности. При возникновении спора суд откажет работодателю во взыскании с работника денег (определение ВС РФ от 12 сентября 2014 г. № 74-КГ14-3).

Это означает, что строительным организациям, где высока текучесть кадров, безопаснее предоставлять отпуск работнику в конце его очередного рабочего года. Тогда задолженности за неотработанную часть отпуска не возникнет. Кстати, положения Трудового кодекса РФ такой маневр осуществить в графике позволяют.

Соблюдение процедуры оформления графика

График утверждает руководитель организации, а работник должен быть всего лишь извещен о времени начала отпуска не позднее чем за две недели.

Есть, правда, в статье 123 Трудового кодекса РФ оговорка, что при этом должно быть учтено мнение профсоюзной организации. Однако учет мнения – это не получение согласия, а всего лишь выслушивание позиции профсоюза. Следовательно, даже если заключение профсоюза будет отрицательным, работодатель вправе в составленном графике ничего не менять (подробно порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации изложен в ст. 372 Трудового кодекса РФ).

Унифицированная форма графика отпусков № Т-7 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

С 1 января 2013 года унифицированные формы документов не являются обязательными к применению. Но поскольку в самостоятельно разработанной форме могут быть не полностью учтены требования трудового законодательства, для учета труда и его оплаты целесообразно применять унифицированные формы первичной учетной документации. (Обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемые в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с федеральными законами (информация Минфина России № ПЗ-10/2012)).

Чем грозит отсутствие графика

Как показывает судебная практика, отсутствие графика отпусков работодателю обходится недешево.

Так, в одном из случаев инспекция по труду оштрафовала за это организацию по статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях на 40 тыс. руб. Работодатель попросил признать нарушение малозначительным, поскольку график отпусков он сразу же составил. Однако суд с этим не согласился, ввиду того что нарушение законодательства о труде является нарушением установленных государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, благоприятных условий труда, прав и интересов работников (см. решение Октябрьского районного суда г. Кирова от 26 сентября 2014 г. № 12-544/2014). А это существенное нарушение.

Арбитры отметили, что добровольное устранение последствий (составление графика отпусков) не является обстоятельством, свидетельствующим о малозначительности нарушения.

Тем не менее размер штрафа был снижен до 30 тыс. руб., учитывая, что нарушение совершено впервые и что оно было быстро устранено.

Льготные категории работников

Помимо этого перед составлением графика следует учесть, что некоторые категории работников вправе взять ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное для них время. В таком порядке отпуск предоставляется:

мужу по его желанию в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, причем независимо от времени его непрерывной работы в данной организации (ст. 123 Трудового кодекса РФ);
женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 Трудового кодекса РФ);
работникам в возрасте до 18 лет (ст. 267 Трудового кодекса РФ);
лицам, работающим по совместительству, – одновременно с отпуском по месту основной работы (ст. 286 Трудового кодекса РФ);
другим категориям работников в случаях, указанных в федеральных законах и иных нормативных правовых актах, действующих на основании статьи 423 Трудового кодекса РФ (ст. 123 Трудового кодекса РФ).

Отделу кадров необходимо заранее собрать сведения о том, кто и в какое время собирается отдыхать в следующем году, чтобы учесть их при составлении графика.

Конечно, в течение года планы работников, имеющих право на выбор времени отдыха, могут поменяться в зависимости от конкретных обстоятельств. В этом случае при предоставлении отпуска работодатель выполняет волю работника. (Подробнее о процедуре оформления графика отпусков и об ответственности работодателя рассказано в статье «Составляем график отпусков», опубликованной в журнале «Учет в строительстве» № 1, 2012.).

Неурегулированные моменты

Приведем некоторые характерные примеры споров по поводу отпусков.

Отдых не по графику

Как быть, если работник хочет уйти в отпуск не по графику? Трудовой кодекс РФ этот вопрос не рассматривает вообще.

При нежелании идти навстречу работнику, работодатель может руководствоваться статьей 123Трудового кодекса РФ, в которой говорится, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Ленинградский областной суд в определении от 26 декабря 2012 г. № 33-5595/2012 указал, что предоставление отпуска, не зафиксированного в графике, возможно только по соглашению сторон с учетом как интересов работника, так и интересов работодателя.

Иногда, наоборот, у работодателя возникает желание не давать работнику отпуск по графику. Однако перенос отпуска работодателем по собственной инициативе без согласования с работником действующим трудовым законодательством не предусмотрен. Это подтверждено в апелляционном определении Хабаровского краевого суда от 19 октября 2012 г. № 33-6499. Суд отметил, что поскольку работник не давал согласия на перенос отпуска с октября на декабрь, решение руководителя об отказе в предоставлении очередного отпуска, согласно графику отпусков, и распоряжение о переносе отпуска с октября на декабрь являются незаконными.

При этом работники через суд нередко взыскивают с работодателей компенсацию морального вреда.

Первый отпуск

Существует неопределенность и в порядке предоставления работнику первого отпуска.

С одной стороны, соблюдая требования статьи 123 Трудового кодекса РФ и составляя график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года, еще не принятых работников работодатель в него не включает.

С другой – право на первый отпуск у работника возникает по истечении шести месяцев работы (ст. 122 Трудового кодекса РФ). Ленинский районный суд г. Махачкалы в решении от 11 сентября 2014 г. № 2-3017/14 указал, что в этом случае отпуск работнику подлежит предоставлению по взаимной договоренности с работодателем с учетом производственной необходимости.

Дата начала отпуска

Следует учитывать, что отпуск, оформленный с первого числа месяца (как, впрочем, со второго и третьего числа), для бухгалтеров создает проблему. Дело в том, что, согласно статье 139 Трудового кодекса РФ, расчет средней зарплаты работника производится исходя из фактически начисленной ему зарплаты и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. Это означает, что при отправлении работника в отпуск, скажем, с 1 декабря, ноябрьский заработок должен попасть в расчет отпускных. Но статья 136 Трудового кодекса РФ требует, чтобы оплата отпуска производилась не позднее чем за три дня до его начала.

Как бухгалтерия может выдать работнику отпускные 27 ноября, когда у нее еще нет информации о его работе за последние три дня месяца? Обычно бухгалтеры начисляют отпускные из фактически отработанных (по 27 ноября) дней, а затем по окончании месяца делают перерасчет.

Поскольку законодательно эта проблема не решена, оптимальным (с точки зрения бухгалтерии) является график отпусков, в соответствии с которым работники с первого по третье число любого месяца в отпуск не уходят.

Применение графика

После того как график утвержден руководителем строительной компании, он становится руководством к действию.

Извещение работника

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее чем за две недели.

Чтобы выполнить это требование, сотрудника можно ознакомить с графиком под подпись еще в декабре текущего года. Если ему по графику идти в отпуск, допустим, в сентябре следующего года, то получится, что он был с этим фактом ознакомлен в строгом соответствии с нормой законодательства.

Такой порядок позволяет в дальнейшем избежать неприятности, которая заложена в статье 124Трудового кодекса РФ. Ведь если работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала или ему своевременно не произведена оплата ежегодного отпуска, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести отпуск на другой срок, согласованный с работником.

Заявление

Обратите внимание: при уходе работника в отпуск по графику никаких заявлений на предоставление отпуска от него не требуется. Заявление нужно лишь в том случае, если сотрудник хочет взять отпуск в неурочное время или разбить его на части.

В соответствии со статьей 125 Трудового кодекса РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна часть должна быть не менее 14 календарных дней. (То есть любая другая из частей отпуска может составлять даже один календарный день. При этом не имеет значения, использовал работник к этому времени часть отпуска величиной не менее 14 календарных дней или нет.).

Деление отпуска на части

А если работник отказался использовать отпуск частями?

Мособлсуд в определении от 12 октября 2010 г. № 33-19615/2010 пришел к выводу, что исковые требования о предоставлении отпуска целиком и компенсации морального вреда подлежат удовлетворению, так как отпуск был предоставлен работнику не полностью, а он согласия на его деление не давал.

Иногда случается, что работник не отдыхает несколько лет подряд. В этой ситуации заменить ежегодные отпуска денежной компенсацией (даже при наличии согласия сотрудника) работодатель не имеет права.

Вместе с тем не предоставленные дни отпуска за прошлые годы не могут быть аннулированы работодателем, он обязан их предоставить (апелляционное определение Вологодского областного суда от 5 октября 2012 г. № 33-4157/2012). Поэтому задолженность по отпускам за прошлые годы должна учитываться при составлении графика отпусков на очередной календарный год.

Совпадение очередного отпуска с учебным

Очередной отпуск по графику может совпасть с учебным. Как быть?

Ярославский областной суд в апелляционном определении от 23 июля 2012 г. № 33-3831/2012посчитал, что в этом случае в силу статей 114, 173 Трудового кодекса РФ сотрудник, обучающийся без отрыва от производства, имеет право на оба отпуска: ежегодный и учебный. Поэтому, если учебный отпуск совпадает с ежегодным, работодатель по согласованию с работником должен перенести очередной отпуск на другой период в соответствии со статьей 124 Трудового кодекса РФ.

Еще в одном деле возникло непонимание применения статьи 126 Трудового кодекса РФ, на основании которой часть ежегодного отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. Из этого следует, что работник сам вправе решать, каким образом распорядиться дополнительными днями к отпуску, и работодатель не может в одностороннем порядке предоставлять дополнительный оплачиваемый отпуск.

Однако работодатель обязан этот отпуск включить в график отпусков. В том случае, если работник не напишет заявление на замену ежегодного дополнительного отпуска денежной компенсацией до дня ухода в отпуск, то права работника не нарушаются. (На это указано в решении Дзержинского районного суда г. Перми от 21 мая 2014 г. № 2-1529-14.).

Важно запомнить

График очередных оплачиваемых отпусков составляется ежегодно. Утверждает его руководитель организации.

Журнал "Учет в строительстве"

Документ составляется ежегодно и согласуется с руководителем и с профсоюзным комитетом, если такой орган предусмотрен штатом. После утверждения графика отпусков, производить какие-либо изменения непосредственно в самом документе уже не разрешается.

Правила составления графика отпусков

График отпусков должен быть утвержден администрацией за 2 недели до начала нового календарного года согласно Трудовому кодексу. При составлении очередности ухода в отпуск работодатель учитывает пожелания сотрудников, но без ущерба для техпроцессов на предприятии.

Количество сотрудников, которые могут в одном отделе или подразделении идти одновременно в отпуск, регламентируется Трудовым договором или другим нормативными документами предприятия. Данная процедура необходима для того, чтобы процесс производства продолжался без остановки.

График отпусков является обязательным документом в любом учреждении независимо от количества человек. Новым сотрудникам отпуск дается только по согласованию с руководителем.

Данные о новых сотрудниках в этом случае в график не добавляют. Для составления графика отпусков можно использовать Форму Т-7, но она является необязательной с 01.01.2013 г.

Работодатель может разработать собственную форму ведения документа. Данный пункт регламентирован статьей 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Документ подписывается начальником кадровой службы и руководителем фирмы. График должен быть утвержден в текущем году не позднее 17 декабря.

При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что новые сотрудники могут уйти в отпуск не ранее, чем через 6 месяцев после трудоустройства согласно части 2 статьи 122 ТК РФ.

Некоторые категории сотрудников могут идти в отпуск в удобное для них время, это регламентировано статьями 122, 123 и 286 ТК РФ. Если с работником заключен трудовой договор не более чем на 6 месяцев, внесение такого сотрудника в График отпусков решается руководителем компании в зависимости от конкретной ситуации.

Порядок составления графика отпусков

Сотрудник в обязательном порядке должен ежегодно идти в отпуск, при этом минимальный период отпуска составляет 28 календарных дней. Об отпуске сотрудника необходимо извещать заранее, не позже, чем за 2 недели до его начала.

Необходимо отслеживать своевременность ухода работника в отпуск и полноту его предоставления, чтобы в течение года не накапливалось большое количество неиспользованных дней.

Если же за предыдущий период неиспользованные дни накопились, присоединить их к отпуску можно только при согласии сотрудника. Данный пункт после согласования с работником включается в график отпусков.

Перед тем, как начать составление графика, следует проанализировать и учесть следующие пункты:

дополнительный отпуск в соответствии с законодательством (при наличии соответствующих условий);
возможность подменить сотрудника на весь период отпуска без ущерба для производственных процессов;
длительность работы сотрудника на данном предприятии.

Статья 122 НК РФ регламентирует возможность предоставления отпуска сотруднику в первый год работы на фирме по истечении 6 месяцев непрерывного стажа по согласованию сторон.

В некоторых случаях разрешается предоставить отпуск ранее, чем через 6 месяцев. Отпуск за последующие годы предоставляется в любом месяце согласно графику.

Документ хранится на предприятии в течение 1 года согласно статье 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

В Графике отпусков указывается такая информация:

Фамилия, имя, отчество сотрудника;
табельный номер (если предусмотрен);
название подразделения (отдела), в котором работает сотрудник;
должность согласно штатному расписанию;
количество дней положенного отпуска;
запланированная дата отпуска;
фактическая дата отпуска;
перенос отпуска с прошедшего периода (дата и основание переноса).

Порядок внесение изменений в График отпусков

Документ подписывается руководителем отдела кадров, утверждается в профсоюзном органе, затем подписывается руководителем предприятия.

Вносить изменения в график можно только с разрешения руководителя и лица, ответственного за составление документа.

Вносить изменения в документ можно в таких случаях:

при переносе отпуска на более ранний или поздний период (на основании документа, составленного в произвольной форме), регламентировано статьей 124 ТК РФ;
при досрочном отзыве сотрудника на рабочее место, регламентировано статьей 125 ТК РФ;
при внесении данных о сотрудниках, которые были приняты на работу после утверждения графика.

Порядок внесения изменений законодательно не урегулирован, поэтому работодатель может вносить корректировку в удобной для него форме.

Наиболее оптимальным вариантом считается оформление изменений как приложения к существующему документу. Порядок оформления Графика отпусков и изменений к нему рекомендуется утвердить предприятию самостоятельно.

Типичные ошибки при составлении Графика отпусков

В небольших фирмах практикуется предоставлять отпуск только по заявлению сотрудника, при этом сам график отпусков не утвержден администрацией. Это нарушение трудового законодательства, которое несет за собой административную ответственность.

За подобные нарушения компанию имеют право дисквалифицировать на период до трех лет.

Документ должен быть в обязательном порядке утвержден лицом, отвечающим за ведение графика (начальником отдела кадров), руководителем фирмы и профсоюзом. Документ в обязательном порядке составляется даже, когда в организации работает один сотрудник (руководитель).

График должен подписываться только уполномоченными лицами, все графы документа должны быть заполнены соответствующим образом.

К типичным ошибкам относится несоблюдение графика отпусков, не учтены пожелания сотрудников по поводу отпуска в удобное для них время.

К нарушениям принадлежит выполнение записи в график других видов отпусков, например, по уходу за ребенком до 3 лет. Допускаются ошибки при делении отпуска на части. Следует помнить, что одна из частей отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней.

Неиспользованные дни отпуска не должны быть равны или превышать период работы в 2 года, что регламентировано ст. 124 Трудового кодекса РФ. Некорректный расчет оплаты за неиспользованные дни отпуска посредством округления дней в большую или меньшую сторону.

Некорректным считается назначение даты начала отпуска в последний день рабочей недели, например, в субботу при шестидневке. Учебный отпуск не принадлежит к тарифным отпускам, поэтому в графике не отображается.

В одном календарном году сотрудник может получить два отпуска только, если он оформлен на работу в прошлом году. В этом случае, работник в начале года берет отпуск за этот год, а в конце года – за следующий год.

В документе этот пункт должен отражаться с соответствующими пометками. Руководитель и его заместитель не могут идти в отпуск одновременно. Нарушением считается непредоставление отпуска в течение двух и более лет непрерывной работы.

Некоторые категории сотрудников имеют право уходить в отпуск в удобное для них время, но работодатель отказывается переносить отпуск. Такое действие руководителя расценивается как нарушение ТК РФ. Необходимо контролировать длительность отпусков, так как некоторым лицам согласно ТК положены удлиненные отпуска.

Данный пункт дожжен учитываться в графике. Ежегодный отпуск может переноситься или продлеваться на количество неиспользованных дней, если сотрудник в этот период болел (при наличии больничного листа) или был отозван на работу.

Работодатель обязан перенести отпуск на другой период по заявлению сотрудника в случае, когда работника не известили о начале отпуска за 2 недели до начала или не оплатили в установленные законодательством сроки (за 3 дня до начала), что регламентировано статьей 124 ТК РФ.

Если работник отказывается идти в отпуск, то согласно статье 123 ТК РФ при беспрерывной работе в течение 2 и более лет и работник, и фирма несут административную ответственность. Если работника по каким-либо причинам не включили в график, отпуск ему предоставляется по заявлению.

Если отпуск поделен на части без согласия работника, даже когда этот пункт имеется в трудовом договоре фирмы, такое соглашение не имеет юридической силы. Для того, чтобы разделить отпуск на части по инициативе администрации компании, необходимо письменное оформление договоренности с подписью обеих сторон и пометкой «С уведомлением знакомлен и согласен».

Видео на тему: «Находим ответ. Особенности составления графика отпусков»

График работы сотрудников — пример

Работа по сменам применяется, когда время производственного процесса больше, чем допустимое время работы отдельных сотрудников, и когда необходимость работать без перерыва вызвана спецификой оборудования, продукции или услуг (например, чугунолитейный завод, автозаправка и т. д.).

Чаще всего используется график 2/2 или 3/3. Принципы, которые следует учитывать при распределении смен:

Если рабочий день составляет двенадцать часов, то работнику нельзя поставить более сорока рабочих часов в неделю. При этом время непрерывного отдыха не может быть меньше сорока двух часов в неделю.
Продолжительность ночной смены на час меньше, чем дневной.
За ночные часы дают надбавку.
Перед нерабочим смена становится на час меньше или этот час оплачивается по двойному тарифу.
Запрещено ставить подряд две смены. Смена может быть продлена только в аварийной ситуации.
Если смена продолжается двадцать четыре часа, то необходимо предоставить работнику отдых такой же продолжительности или более.
Закон не устанавливает максимальную длительность смены для всех сотрудников, только для отдельных категорий (например, железнодорожники, плавсостав на кораблях и т. д.).
При трехсменном режиме работы смены чередуют каждую неделю.
Каждый сотрудник должен отработать одинаковое количество часов за одно и то же время.
Если большая половина смены приходится на ночное время, она должна быть сокращена на один час.

Как составить сменный график и что учесть при оплате

Процедура составления графика:

выбрать учетный период - месяц/квартал/несколько месяцев/год (не может быть больше года);
вычислить, сколько времени необходимо на обслуживание рабочего места;
написать норму рабочих часов для всех сотрудников (для каждого по отдельности, если она отличается в зависимости от специальности);
рассчитать количество работников на рабочее место и численность всего штата.

Например, нужно организовать круглосуточную службу для приема телефонных звонков о предоставлении неотложной медицинской помощи. Проставляется учетный период, равный году. Время обслуживания рабочего места: 365 дней х 24 ч = 8760 ч.

Чтобы рассчитать количество человек, которые должны работать на этом месте, количество рабочих часов в неделю (40) умножается на число недель в году (52); затем 8760 ч. делят на полученный результат. 8760 ч. : (40 ч. х 52 нед.) = 4,8. Это значит, что работодатель должен принять на работу пять человек с неполной ставкой или четыре человека, на которых распределяется по несколько добавочных часов к полной ставке. важно учесть следующее:

Все часы работы сверх нормы за учетный период считаются сверхурочными и соответственно оплачиваются.
Ни один сотрудник не должен иметь больше 120 сверхурочных часов в год. Если смена приходится на нерабочий праздничный день, то он оплачивается по повышенному тарифу.
Если смена выпадает на праздник, то за нее предоставляют плату в двойном размере или (по желанию работника и с разрешения руководителя) обычную плату и один день отдыха, не входящий .
Дни, проведенные на больничном, вычитаются из нормы рабочего времени сотрудника без каких-либо отработок.
Перерывы на обед и отдых не оплачиваются.

Скользящий и недельный режимы

График работы сотрудников может быть скользящим

В случае использования скользящего графика отмечается начало рабочего дня по факту выхода на рабочее место (например, автобус отправляется в рейс) и конец рабочего дня, когда была выполнена поставленная задача (автобус добрался до места назначения).

Со второго момента отсчитывается время, положенное на отдых, затем снова фиксируется время начала и конца выполнения рабочих . Даты выходных даются приблизительно, с уточнением по факту получения.

Каждый работник имеет свой индивидуальный скользящий график, отражающий непредвиденные задержки, поломки и другие обстоятельства. Недельный график привлекателен тем, что не требуется постоянно находиться на рабочем месте.

Среди его преимуществ возможность трудиться в удобное для себя время, улучшенные показатели работы и общего состоянии сотрудников, как физического, так и эмоционального. В этом случае акцент делается на факт выполнения работы, а не на количество часов, проведенное за ней. Норма часов проставляется, исходя их того, сколько приблизительно времени может быть затрачено на определенное задание. Также учитывается время, необходимое для отдыха и восстановления сил.

Недельный график хорошо подходит для тех, кто работает с заказами клиентов: агентов по работе с недвижимостью, курьеров, менеджеров, бухгалтеров, нанятых обслуживать небольшие компании, переводчиков и др.

Итак, график работы подбирается таким образом, чтобы отвечать потребностям производственного процесса и способствовать эффективному использованию труда. Он обеспечивает равномерность нагрузки, смену труда и отдыха для работников и защищает их здоровье.

Особенности составления графика отпусков — находим ответ в видеоматериале:

Для многих работников график работы – очень важный нюанс. Важен он и для работодателя. Как не ошибиться при его составлении – в нашем материале.

Из статьи вы узнаете:

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Как организовать сменный режим работы + идеальный график сменности.

По сменам работает множество сотрудников. Особенно этот режим актуален на предприятиях с круглосуточной работой или там, где продолжительность рабочего дня значительно длиннее нормальной продолжительности дневной работы одного сотрудника – предприятия транспорта, круглосуточной торговли, непрерывная поддержка клиентов, различные службы – спасение, медицинская помощь и так далее.

Для четкого выполнения функциональных обязанностей, для контроля дисциплины, для учета рабочего времени и для понимания работниками, когда у них рабочие часы – применяют такой документ, как график смен или график работы.

Согласно ст. 103 ТК РФ группы работников, выполняющих функциональные обязанности в течение установленной продолжительности рабочего времени, делает это на основании графиков.

Скачайте документы по теме:

Кто составляет график работы

Законом не определено, что составить график работы сотрудников должен определенный работник. Этот функционал может быть возложен на сотрудника кадровой службы, либо на руководителя подразделения (отдела, управления, департамента и так далее). Данный сотрудник сводит воедино всю информацию по продолжительности смен и порядку выхода на работу сотрудников, готовя таким образом проект.

Однако утверждается график только руководителем организации.

Как утверждается график работы

Итак, утверждается график руководителем юридического лица, либо филиала юридического лица. В ТК РФ мы не найдем процедуру утверждения, поэтому следовать здесь нужно по аналогии утверждения иных локальных нормативных актов. Если в самом документе – графике – предусмотрен гриф для утверждения, то отдельного приказа составлять не требуется. Если такого грифа нет, то возможно и утверждение графиков путем оформления отдельного приказа по организации (филиалу).

После утверждения (подписания руководителем) график вступает в силу и становится обязательным для исполнения сотрудниками.

Обратите внимание, что при сменном режиме работы (так этого требует ч. 3 ст. 103 ТК РФ) графики утверждаются с учетом мотивированного мнения представительного органа работников, если такая создана (как правило, это первичная профсоюзная организация).

Так как законодательство требует ознакомить сотрудников с графиком заблаговременно, то и утверждать его надо заранее, до начала периода, на который он составлен.

Когда утверждать график работы

Необходимость в составлении графиков возникает при суммированном учете рабочего времени. Учитывать таким образом можно разные периоды. Поэтому и графики составляются на период, соответствующий учету.

Если учитывается работа за год, то и необходимо составить сразу график смен на год. При учете работы за месяц – составляются графики смен на месяц.

Переход на сменный график

С трудностями могут столкнуться те компании, которые решили ввести у себя сменный режим работы. Для этого придется предпринять ряд обязательных шагов:

издать приказ о введении сменного режима работы;
внести изменения в правила внутреннего трудового распорядка ;
уведомить каждого сотрудника об изменении существенных условий работы не менее чем за два месяца;
оформить с согласившимися сотрудниками дополнительные соглашения к трудовым договорам;
разобраться с несогласными (перевести их на другие вакансии или уволить);
составить графики сменности и ознакомить с ними работников в установленные сроки.

Подробнее про переход на сменный режим и график смены (образец) читайте .

Как внести изменения в график

Работодатель не вправе менять график сменности по собственной инициативе, поскольку он определяет режим работы каждого работника. Следовательно, изменения в график можно внести исключительно с согласия работника (ст. 72 ТК РФ). В случае изменения графика сменности в одностороннем порядке, необходимо придерживаться процедуры, регламентированной ст. 74 Трудового кодекса РФ (с обязательным уведомлением сотрудника не менее чем за два месяца о предстоящем изменении организационных или технологических условий труда).

Образцы приказов об утверждении графика, примеры листов согласования и ознакомления – в нашем материале .

Примеры графиков сменности, а также вопросы про праздничные дни при сменной работе – .

Скачать в.doc